REGULAMIN WYSTAWCÓW

§1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady uczestnictwa wystawców podczas wydarzenia LubGameConference 2026, organizowanego przez Fundację Lublin GameDev.
2. Wydarzenie obejmuje:
• Strefę Indie (Indie Zone),
• Strefę Komercyjną.
3. Przesłanie formularza zgłoszeniowego oznacza akceptację niniejszego regulaminu.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian organizacyjnych wynikających z potrzeb technicznych lub bezpieczeństwa wydarzenia.

§2. Zgłoszenia i kwalifikacja

Indie Zone

1. Strefa Indie przeznaczona jest dla:
• niezależnych twórców gier,
• małych zespołów developerskich,
• studentów,
• projektów hobbystycznych i prototypów.
2. Liczba miejsc w Strefie Indie jest ograniczona.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do selekcji zgłoszeń w celu zachowania jakości oraz charakteru wydarzenia.
4. Zgłoszenie nie gwarantuje otrzymania miejsca wystawowego.
5. Organizator może odmówić udziału projektom:
• niezwiązanym z tematyką wydarzenia,
• niekompletnym,
• naruszającym prawo lub dobre obyczaje.

Strefa Komercyjna

1. Strefa Komercyjna przeznaczona jest dla firm, partnerów, wydawców, sklepów, organizacji i podmiotów komercyjnych.
2. Rezerwacja stoiska następuje po:
• zaakceptowaniu zgłoszenia,
• dokonaniu płatności.
3. Organizator może indywidualnie ustalać warunki współpracy sponsorskiej i partnerskiej.

§3. Powierzchnia i wyposażenie stoisk

Indie Zone

1. Organizator zapewnia:
• przestrzeń wystawową,
• dostęp do prądu 230V,
• podstawowe miejsce ekspozycyjne zgodne z wybranym wariantem.
2. Organizator nie zapewnia:
• komputerów,
• monitorów,
• konsol,
• internetu,
• nagłośnienia,
• dodatkowego wyposażenia, chyba że ustalono inaczej.
3. Maksymalna liczba osób obsługujących jedno stoisko indie wynosi 3 osoby.

Strefa Komercyjna

1. Wielkość stoiska zależy od wybranego pakietu.
2. Wystawca odpowiada za własną zabudowę oraz wyposażenie dodatkowe.
3. Maksymalna wysokość zabudowy stoiska wynosi 2,3m, chyba że organizator wyrazi zgodę na wyższą konstrukcję.
4. Elementy stoiska nie mogą utrudniać ruchu uczestników ani ograniczać widoczności innych wystawców.

§4. Obowiązki wystawców

1. Wystawca zobowiązuje się do:
• utrzymania porządku w obrębie stoiska,
• przestrzegania zasad bezpieczeństwa,
• korzystania z przestrzeni zgodnie z jej przeznaczeniem.
2. Stoisko powinno być obsługiwane w godzinach działania wydarzenia:
• sobota: 9:00-18:00.
• niedziela: 9:00-16:00
3. Zabrania się:
• emitowania nadmiernie głośnego audio bez zgody organizatora,
• używania materiałów niebezpiecznych,
• blokowania ciągów komunikacyjnych,
• działań utrudniających funkcjonowanie innych stoisk.
4. Organizator może nakazać wyciszenie lub usunięcie elementów zakłócających przebieg wydarzenia.

§5. Odpowiedzialność

1. Wystawca odpowiada za:
• własny sprzęt,
• materiały promocyjne,
• elementy wyposażenia stoiska.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za:
• kradzież,
• uszkodzenia,
• zagubienie mienia wystawców.
3. Wystawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez siebie, swoich pracowników lub współpracowników.

§6. Montaż i demontaż

1. Montaż stoisk możliwy jest:
• piątek, 12 czerwca godziny 18:00-20:00.
• sobota, 13 czerwca od godziny 8:00
2. Demontaż stoisk możliwy jest:
• po zakończeniu wydarzenia,
• w godzinach wyznaczonych przez organizatora.

§7. Charakter stoisk i działalność promocyjna

1. Stoiska mają charakter promocyjny, prezentacyjny oraz networkingowy.
2. Wystawcy mogą prezentować:
• gry,
• usługi,
• technologie,
• materiały promocyjne,
• dema i zwiastuny projektów.
3. Prowadzenie działań niezgodnych z charakterem wydarzenia wymaga wcześniejszej zgody organizatora.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy prezentacji treści:
• obraźliwych,
• nielegalnych,
• niezwiązanych z tematyką wydarzenia.

§8. Płatności i faktury

1. Opłata za stoisko komercyjne musi zostać uregulowana w terminie wskazanym na fakturze.
2. Brak płatności może skutkować anulowaniem rezerwacji.
3. Organizator wystawia faktury VAT na podstawie danych podanych w formularzu zgłoszeniowym.

§9. Rezygnacja i anulacje

1. Rezygnacja z udziału powinna zostać zgłoszona mailowo.
2. Organizator może w zależności od terminu anulacji:
• zwrócić część opłaty,
• odmówić zwrotu,
3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania wydarzenia z przyczyn niezależnych organizacyjnie lub losowych.

§10. Materiały foto i video

1. Organizator ma prawo wykonywać zdjęcia oraz nagrania wideo podczas wydarzenia.
2. Materiały mogą być wykorzystywane w:
• mediach społecznościowych,
• materiałach promocyjnych,
• relacjach i dokumentacji wydarzenia.
3. Udział w wydarzeniu oznacza zgodę na wykorzystanie wizerunku stoiska oraz jego obsługi w materiałach organizatora.

§11. Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do interpretacji regulaminu.
2. W sprawach nieuregulowanych decyzję podejmuje organizator.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.